27, 28 y 29 de noviembre de 2017      

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Para dotar al congreso de la singularidad necesaria, se hace preciso el diseñar y utilizar un IDENTIFICADOR DEL CONGRESO, que deberá ir acompañado de la denominación del mismo. Este identificador se utilizará no solo en la promoción del congreso sino en todas las comunicaciones previas, toda la documentación y escenografía del congreso.

IMAGEN CORPORATIVA DEL CONGRESOAunque en cuestiones de diseño hay múltiples variantes se hace preciso tener claro lo que se pretende con el identificador del congreso, teniendo en cuenta una serie de cuestiones que detallamos a continuación y que se deben trasladar al profesional que desarrolle la identidad visual:

  • el ámbito y el público al que va dirigido
  • lo que suponga de complemento a la identidad e imagen de la Institución que promociona el congreso
  • la concreción alegórica o no del tema principal del congreso y de su contenido
  • que indique la edición y la denominación del encuentro

Este identificador se suele conformar con la creación de un logotipo y se potencia con una leyenda que defina de manera general el contenido principal del congreso. Esta leyenda se concretará con una única frase que defina perfectamente los ejes temáticos.

Imagen congreso

Dará mayor valor al congreso escoger un tema concreto y específico que marque las líneas generales.Por ejemplo: “Protocolo para la convivencia”, “Soluciones sólidas” o como hemos concretado en la XVI edición del Congreso Internacional de Protocolo, comunicación corporativa imagen personal y organización de eventos: “La unión de las disciplinas comunicativas” ya que este congreso trata de analizar la necesaria coordinación de las disciplinas afines de comunicación incorporando un logotipo alegórico que potencia este mensaje.

Como se puede observar, ajeno a que el diseño pueda gustar más o menos, nos hemos centrado en una imagen moderna y  su alegoría explica la leyenda de coordinación de disciplinas.
Incorporamos, además, la denominación, la edición el lugar, el año de celebración y la leyenda base de ejecución del congreso.

 

DOCUMENTACIÓN DEL CONGRESO

Hasta hace poco tiempo la documentación que generaba un congreso era muy extensa distinguiéndose aquella que se trataba de manera interna y aquella que se dirigía a todo el público objetivo al que se dirigía el congreso.

Toda esta documentación, que debe incluir EL IDENTIFICADOR DEL CONGRESO, se realizaba en papel hasta hace muy poco, pero ahora, mucha parte de ella se digitaliza y se hace llegar a los congresistas bien vía mail o bien se incluye en alguna APP, o en cualquier otro medio disponible para dispositivos móviles.

Sea como sea, la documentación que genera un congreso se puede concretar en los siguientes documentos:

  • PROGRAMA
  • LIBRO DE PONENCIAS
  • INVITACIONES
  • DOCUMENTACIÓN DE AYUDA E INFORMACIÓN GENERAL
  • CARTAS
  • DOCUMENTACIÓN PONENTES
  • DIPLOMAS DE ASISTENCIA
  • ACREDITACIONES

PROGRAMA
Del programa general que será un instrumento de uso interno, se pueden realizar distintos documentos, dividido en partes del global, que se utilizarán para distintas cuestiones:

  • Programa oficial
    • Bienvenida
    • Agradecimientos
    • Composición comités
    • Cuadro horario completo
    • Relación de patrocinadores
    • Dirección de contactos, etc.
  • Programa social: exponiendo las actividades sociales y su horario
  • Programa horario: en distintos formatos para entregar a los congresistas
  • Programa de acompañantes
  • Programa de otras actividades, etc.

LIBRO DE PONENCIAS
La tendencia actual no es hacer un libro con todas las ponencias completas, aunque en determinados tipos de congresos y sobre todo en los de investigación, se hace imprescindible realizar este libro con el correspondiente registro oficial ya que significa una certificación para el autor de las ponencias, y por otro lado se convierten en verdaderos textos de consulta.Pero en congresos no académicos se tiende  a realizar un LIBRO DE RESÚMENES, en el que se relaciona a cada ponente con un resumen de su ponencia e incluso incorporando la presentación con la que se ha apoyado la misma.

INVITACIONES
Es muy conveniente realizar invitaciones a todos los actos, no solo para que el asistente conozca y tenga información completa del evento en concreto al que puede asistir, sino para su uso como control de asistencia a dicho evento. Estos actos que requieren invitación pueden ser:

  • actos sociales
  • almuerzos
  • actividades complementarias, etc.

DOCUMENTACIÓN DE AYUDA E INFORMACIÓN GENERAL
Cuanta más información se le brinde al congresista mejor será atendido y sobre todo, facilitará al máximo la propia organización pues se minimizarán las incidencias al tener el asistente la información completa.
Desde los horarios de servicios religiosos en las inmediaciones, hasta las farmacias de guardia, guías turísticas, situación de espectáculos, horarios de comercios, mapas del a ciudad, ubicaciones de los espacios, y un larguísimo etcétera que harán que al congresista le resulte más sencilla la vida en un emplazamiento que no conoce.

CARTAS.
Es necesario remitir cartas no solo en la fase previa de planificación a patrocinadores, miembros de comités, etc. sino en la ejecución y en el post congreso, como por ejemplo, cartas de agradecimiento.

El encabezamiento de la correspondencia debería incluir el nombre completo del congreso, el lugar de celebración (ciudad), la fecha, así como el logotipo, el patrocinador (“organizado por…” o “patrocinado por…”) y la dirección completa del congreso. Algunas organizaciones incluyen los nombres de los comités, local o internacional.

DOCUMENTACIÓN A PONENTES
Es muy importante que los ponentes tengan la mayor información posible para facilitarle tanto a él mismo como a la organización su participación y no haya distorsiones. Después de la primera confirmación se debe estar en continuo contacto con los ponentes, dándoles instrucciones en la participación ( tiempo de su exposición, llegada antes de su horario, necesidades técnicas, remisión de la ponencia, etc. ) y recibiendo cualquier necesidad que puedan precisar con el objeto de poder atenderles en la medida de las posibilidades organizativas.

DIPLOMAS DE ASISTENCIA
Es preciso entregar a todos los ponentes un DIPLOMA DE ASISTENCIA personalizado, pues su participación como congresista se debe certificar en beneficio de la mejora de su curriculum.

La labor de diseño también debe incluir el de este diploma incluyendo la identidad corporativa y especificando claramente la fecha de celebración y la edición del evento.

ACREDITACIONES
Por su importancia dejamos este apartado para un post posterior en el que se detallarán los aspectos más importantes de las acreditaciones

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