27, 28 y 29 de noviembre de 2017      

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Una vez definidos los parámetros generales del congreso: localización, fecha, espacios, asistentes previstos o deseados, ejes temáticos del programa científico, posibles patrocinadores, bosquejo de apoyos institucionales, etc., que se definieron en la memoria previa, es el momento de ponerse en marcha con toda la planificación. No nos olvidemos que estas actuaciones se realizan con muchos meses de antelación a la fecha de celebración del congreso.

La planificación de un congreso como la de cualquier proyecto requiere en primer lugar tener claro el procedimiento a seguir en dicha planificación. No es otra cosa que desglosar todas las tareas a realizar e ir conformando ese “rompecabezas” hasta que conforme la figura ideal del evento que queremos conseguir.

Con la memoria previa que ya hemos realizado en la que se marcan los parámetros generales, se debe confeccionar un “PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN” que llamaremos MEMORIA PRELIMINAR  y que  no debemos confundir con esa memoria previa de la que ya hemos hablado.

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Localización sede congreso II

En el capítulo anterior analizamos la mejor manera de poder seleccionar tanto la sede del congreso como los espacios a utilizar que, precisamente, van a determinar entre otras cosas, la elección de dicha sede.

Como hemos visto, para elegir el ESPACIO central del congreso hay que analizar una serie de requisitos que nos ofrece cada uno de ellos, pero en el caso de dudas, es conveniente realizar un estudio comparativo de los mismos porque a la hora de elegir un espacio determinado, tendremos siempre varias alternativas y la elección de una de ellas, vendrá dada por las características del congreso que vamos a realizar.

De manera general tendremos posibilidades de elegir entre:

  • Palacio de congresos y/o centros de convenciones
  • Salón en hotel
  • Salón de actos institucional
  • Otros espacios o locales
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